Yang terlihat setelah agent berjalan.

Ringkasan yang bisa langsung dibaca

Pemilik tidak perlu membuka satu per satu. Agent menyiapkan ringkasan pada waktu yang ditetapkan, misalnya Senin pagi atau Jumat sore, berisi hal yang perlu diketahui dan hal yang perlu diputuskan.

Contohnya, dalam kasus tagihan jatuh tempo: 12 tagihan diperiksa, 9 pengingat terkirim, 2 dilewati karena sudah dibayar, 1 menunggu dicek.

Membedakan yang sudah dicek dan yang belum

Laporan yang baik tidak menyamaratakan. Bagian yang bisa dicocokkan dengan sumber ditandai sudah dicek. Bagian yang ambigu ditandai terpisah dan tidak diringkas sekenanya, sehingga pemilik tahu mana yang boleh dipegang.

Jejak tiap langkah

• Status: berhasil, berhenti, atau menunggu dicek.
• Durasi: berapa lama tiap langkah berjalan.
• Hasil: apa yang dibaca, diputuskan, dan dikirim.
• Bisa dirujuk ulang: yang sudah diuji tetap bisa dijalankan ulang dengan contoh yang sama.

Contoh ringkasan Senin pagi

Untuk agent penagih, ringkasan yang diterima pemilik bisa berbentuk lima baris: jumlah tagihan yang diperiksa, jumlah pengingat terkirim, yang dilewati karena sudah dibayar, yang menunggu dicek, dan satu kalimat tentang yang perlu keputusan. Pemilik cukup membaca satu menit lalu memutuskan apakah perlu menelepon pelanggan tertentu.

Contoh ilustrasi. 12 tagihan diperiksa. 9 pengingat terkirim. 2 dilewati karena sudah dibayar. 1 menunggu dicek karena nominal masuk tidak sama dengan tagihan.

Apa yang perlu Anda tindak lanjuti

Tidak semua baris di laporan butuh tindakan. Biasakan memisahkan tiga hal: yang selesai (cukup diketahui), yang menunggu dicek (perlu satu keputusan kecil), dan yang berhenti karena data janggal (perlu diperbaiki di sumbernya). Dengan pemisahan ini laporan terasa ringan, bukan daftar pekerjaan baru.

Membaca jejak saat ada yang janggal

1. Buka langkah yang berstatus berhenti atau menunggu dicek.
2. Lihat sumber data yang dibaca di langkah itu dan nilai yang ditemukan.
3. Perbaiki di sumbernya bila datanya salah, atau perjelas penjelasan bila aturannya kurang tegas.
4. Jalankan ulang dengan contoh yang sama untuk memastikan perbaikannya berhasil.

Menetapkan jadwal dan isi laporan

Laporan terbaik datang pada saat pemilik memang butuh keputusan. Untuk penagihan, Senin pagi masuk akal karena minggu baru dimulai. Untuk rekap penjualan, Jumat sore memberi waktu merencanakan akhir pekan. Mulailah dengan satu jadwal tetap, lalu ubah setelah dua atau tiga minggu bila terasa terlalu sering atau terlalu jarang.

Soal isi, batasi pada lima baris yang menjawab satu pertanyaan: apa yang sudah terjadi, apa yang menunggu, dan apa yang perlu diputuskan. Detail pendukung cukup tersedia lewat jejak langkah bagi yang ingin membukanya.

Yang sebaiknya tidak ada di laporan

• Angka yang tidak bisa dijelaskan asalnya.
• Kesimpulan yang tidak bisa ditelusuri ke langkah tertentu.
• Daftar panjang tanpa pengelompokan antara yang selesai dan yang menunggu.