Otomatisasi Proses Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Otomatisasi proses bisnis (business process automation, BPA) adalah penggunaan perangkat lunak untuk menjalankan rangkaian pekerjaan berulang di perusahaan, dari langkah pertama sampai hasil akhirnya, dengan campur tangan manual seminimal yang diperlukan. Contohnya penagihan, pencatatan pesanan, atau rekap laporan mingguan. Untuk usaha kecil dan menengah, cara aman memulainya adalah memilih satu proses yang jelas aturannya, menuliskan langkahnya, lalu mengujinya sebelum tim mengandalkannya.

Apa itu otomatisasi proses bisnis?

IBM mendefinisikan otomatisasi proses bisnis sebagai strategi yang menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses bisnis yang kompleks dan berulang, dengan tujuan menyederhanakan operasi sehari-hari. Yang diotomatiskan adalah proses inti yang menjalankan bisnis, seperti memproses pesanan atau mengelola akun pelanggan.

Kata kuncinya ada pada "proses". Menurut sumber yang sama, proses bisnis adalah serangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu, dan sebuah proses dapat menjangkau beberapa bagian sekaligus. IBM memberi contoh manajemen inventaris: perangkat lunak memantau stok, membuat pesanan pembelian ketika stok turun di bawah batas yang ditentukan, memperbarui informasi produk dari data pemasok, lalu menyusun laporan tren.

Jadi, mengirim satu email otomatis belum tentu disebut otomatisasi proses. Yang membedakan adalah apakah rangkaian langkahnya tersambung: data masuk, diperiksa, diteruskan ke langkah berikutnya, dan hasilnya tercatat.

BPA, RPA, dan BPM: apa bedanya?

Tiga singkatan ini muncul bersamaan dalam pembahasan otomatisasi. IBM menjelaskan hubungannya seperti ini:

• BPA (otomatisasi proses bisnis) adalah istilah payung untuk mengotomatiskan proses yang rumit, dan dapat terhubung ke berbagai sistem data serta API untuk menjalankan alur kerja lintas bagian.
• RPA (otomatisasi proses robotik) berada di bawah payung BPA. Fokusnya tugas rutin yang meniru cara orang memakai aplikasi, seperti entri data atau memindahkan data antar aplikasi. Karena cakupannya sempit, RPA dapat diterapkan lebih cepat. IBM bahkan menyebut di artikel jenis-jenis RPA bahwa nama yang lebih tepat untuk RPA adalah otomatisasi tugas, karena RPA tidak dirancang untuk mengatur pekerjaan lintas banyak orang atau banyak sistem.
• BPM (manajemen proses bisnis) adalah disiplin untuk memodelkan, menganalisis, dan memperbaiki proses dari awal sampai akhir. BPA dan RPA bisa dipandang sebagai alat di dalam kerangka BPM.

Perbandingan yang lebih praktis antara RPA, chatbot, dan agent AI untuk satu pekerjaan yang sama ada di artikel Agent AI vs Chatbot vs RPA.

Jenis otomatisasi proses bisnis

IBM membagi BPA ke beberapa tingkat, dari tugas tunggal sampai proses yang memakai AI:

Jenis	Yang diotomatiskan	Contoh
Otomatisasi tugas	Satu tugas manual di dalam proses	Mengirim email, membuat dokumen, memperbarui status
Otomatisasi alur kerja	Serangkaian tugas dalam urutan yang benar, kadang dengan langkah manual untuk keputusan yang butuh penilaian orang	Pesanan online memicu konfirmasi, cek stok, pembayaran, dan label pengiriman
Otomatisasi proses	Seluruh proses dari ujung ke ujung	Proses pengadaan dari permintaan sampai pembayaran
Otomatisasi proses digital (DPA)	Proses menyeluruh sebagai bagian dari transformasi digital yang lebih luas	Menyambungkan beberapa inisiatif otomatisasi ke tujuan pengalaman pelanggan
Otomatisasi cerdas	Tugas yang butuh menafsirkan teks, memprediksi, atau mengambil keputusan, dengan bantuan AI, machine learning, dan pemrosesan bahasa alami	Chatbot berbasis AI yang menangani pertanyaan rutin agar staf fokus ke masalah rumit

Usaha kecil tidak perlu melompat ke tingkat terakhir. Untuk pekerjaan yang langkahnya tetap, otomatisasi alur kerja sudah cukup.

Di mana AI agent masuk?

AI agent berada di wilayah otomatisasi cerdas. Anthropic membedakan dua pola. Workflow adalah sistem yang menjalankan model AI dan alat melalui jalur yang sudah ditentukan. Agent adalah sistem yang mengarahkan proses dan pemakaian alatnya sendiri. Anthropic menyarankan memilih solusi sesederhana mungkin dan menambah kerumitan hanya bila diperlukan.

Bagi pemilik usaha, artinya sederhana. Bila langkahnya tidak berubah dan datanya rapi, alur tetap sudah memadai. Agent berguna ketika pekerjaan perlu membaca pesan dengan bahasa bebas, mencocokkan beberapa sumber, atau berhenti dan bertanya saat data tidak cocok. Penjelasan komponen dan alur agent ada di Cara Kerja AI Agent.

Contoh otomatisasi proses bisnis

IBM menyebut beberapa contoh di berbagai fungsi bisnis:

• Orientasi karyawan baru: mengirim email sambutan, mengatur akses perangkat lunak, menjadwalkan sesi orientasi, dan memproses dokumen.
• Pesanan pembelian dan utang usaha: mengarahkan faktur ke pihak yang menyetujui, mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur, lalu memproses pembayaran.
• Manajemen kontrak: dari pembuatan dan penandatanganan sampai perpanjangan dan audit.
• Pemasaran dan penjualan: menjaga data di CRM tetap terbaru dan mengelola prospek.
• Layanan TI: perutean tiket, penentuan prioritas, dan penyelesaian.

Di usaha kecil dan menengah, bentuknya lebih sederhana. Tiga ilustrasi berikut adalah gambaran umum, bukan data pelanggan tertentu:

• Tagihan jatuh tempo: lembar tagihan dibaca tiap pagi, pelanggan yang jatuh tempo diingatkan lewat WhatsApp, balasan dicatat, dan pemilik menerima ringkasan.
• Pesanan masuk lewat chat: pesanan dicatat ke Google Sheets, stok dicek, lalu gudang dikabari. Pesanan yang tidak jelas ditahan untuk dicek staf.
• Rekap mingguan: angka penjualan dan keluhan dari beberapa cabang dikumpulkan menjadi satu laporan untuk pemilik.

Contoh lain yang lebih rinci ada di Contoh Penggunaan AI Agent untuk Bisnis.

Cara memulai otomatisasi proses bisnis

Langkah berikut disusun dari panduan penerapan BPA milik IBM, disesuaikan untuk usaha dengan tim kecil:

1. Pilih satu proses yang layak. IBM menyebut kandidat yang baik adalah proses bervolume tinggi, berulang, sensitif terhadap waktu, dan melibatkan banyak orang. Panduan memilih pekerjaan pertama ada di Satu Pekerjaan Berulang, Satu Agent AI.
2. Mulai kecil. Organisasi yang belum punya otomatisasi disarankan memulai dari proses kecil untuk membangun momentum dan menjaga ekspektasi tetap realistis.
3. Tulis langkahnya dengan jelas. Catat tugas apa saja yang terlibat, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan dijalankan. Bila Anda belum bisa menjelaskan prosesnya ke rekan baru, proses itu belum siap diotomatiskan.
4. Tentukan ukuran berhasil. Misalnya, semua tagihan jatuh tempo terkirim pengingatnya sebelum jam kerja dimulai, atau tidak ada pesanan yang lupa dicatat.
5. Sambungkan data yang sudah ada. Anda tidak harus memindahkan semua data ke sistem baru. Lihat Sambungkan Data yang Sudah Perusahaan Pakai.
6. Uji dengan contoh sebelum dipakai tim. Daftar periksanya ada di Uji Agent AI Sebelum Tim Memakainya.
7. Tetapkan titik persetujuan. Tindakan yang sulit dibatalkan, seperti mengirim pesan ke pelanggan atau mengubah data keuangan, sebaiknya menunggu persetujuan orang. Polanya dijelaskan di Human-in-the-Loop AI Agent.

Tantangan yang perlu diantisipasi

IBM mencatat tiga hambatan dalam memperluas otomatisasi. Pertama, otomatisasi yang berjalan untuk satu rangkaian tugas belum tentu mudah dipakai untuk tugas lain. Kedua, menyelaraskan kerja orang dan sistem otomatis butuh pelatihan dan penyesuaian kebiasaan tim. Ketiga, dokumentasi proses yang kurang membuat otomatisasi sulit dirancang.

Ketiganya bisa dikurangi sejak awal. Pilih satu proses, tulis langkahnya, libatkan orang yang selama ini mengerjakannya, dan pastikan setiap langkah meninggalkan jejak yang bisa dibaca. Apa yang perlu terlihat oleh pemilik setelah otomatisasi berjalan dibahas di Yang Terlihat Pemilik Setelah Agent AI Berjalan.

Mulai dari satu proses dengan Bikinin

Di Bikinin, Anda menjelaskan satu pekerjaan berulang dengan bahasa biasa. Langkahnya tersusun dari penjelasan itu, aplikasi seperti Google Sheets dihubungkan, agent diuji dengan contoh, lalu dijalankan di WhatsApp atau Telegram sementara setiap langkah bisa diperiksa. Paket Starter dan Pro sama-sama menyertakan editor node manual, eval dan jejak proses, serta routine terjadwal. Rinciannya ada di halaman harga, alur lengkapnya di panduan agent AI untuk bisnis, dan bila Anda ingin membahas lingkup pekerjaannya, tulis lewat halaman kontak.